07 Mar Un comunicato stampa esempio e 6 consigli utili

Il lavoro di ufficio stampa è delicato, complesso e strategico. Necessita di grande concentrazione e di una buona dose di esperienza. Se ben fatto, però ripaga la fatica con tante soddisfazioni e ottimi risultati. In questo articolo vedremo quali caratteristiche deve avere un comunicato efficace, e quali regole è bene seguire. Ti lascio anche un “comunicato stampa esempio” che ho scritto apposta per dipanare i dubbi.

Prima di andare a fondo della questione, voglio però lasciarti un paio di definizioni utili per affrontare gli step successivi.

Cosa fa e perché è utile avere un ufficio stampa

L’ufficio stampa può essere interno o esterno a un’azienda, a un ente, a un’associazione. Nel solo caso di un ente pubblico, la persona addetta stampa dovrà essere giornalista, cioè iscritta all’ordine professionale.
L’obiettivo dell’ufficio stampa è scrivere e veicolare informazioni e notizie – relative a chi commissiona il lavoro – ai media (agenzie, quotidiani, periodici, radio, tv, testate online,…), per svariati motivi. Ad esempio, per raccontare servizi, fusioni, progetti, anniversari importanti, eventi, inaugurazioni, nascite di nuove imprese, o rinascite. E in qualsiasi settore: artistico e culturale, sociale, non profit, economico e finanziario, scolastico e formativo, agroalimentare, etc…
L’ufficio stampa, in sintesi, è utilissimo a un soggetto, pubblico o privato, per ottenere visibilità dai media – nazionali, locali, di settore –, accreditamento e autorevolezza presso la stampa e la popolazione, ma anche per gestire una crisi d’immagine (crisis management).

Cos’è un comunicato stampa?

Il comunicato stampa (spesso abbreviato “cs”) è lo strumento principale dell’ufficio stampa. È un testo efficace, scritto con strategia e secondo logiche giornalistiche, da inviare ai media per diffondere un fatto, una notizia, una dichiarazione. Con l’obiettivo che la redazione lo pubblichi.

Come scrivere un comunicato stampa efficace: 6 regole utili

I consigli che elenco qui sono frutto di oltre 10 anni di esperienza come addetta stampa, di preziose competenze apprese, ma anche di errori commessi, quando lavoravo in una piccola agenzia, riconosciuta e affermata nel settore dell’ufficio stampa e delle media relation.

Innanzitutto il comunicato stampa deve essere chiaro e comprensibile, veritiero e scorrevole. Ora vediamo le sei regole per scriverlo.

• • Pensa al target, a chi stai scrivendo. Ti rivolgi a media locali o nazionali? Di settore, che conoscono bene l’argomento di cui parli, o generalisti?
    Queste sono tra le prime domande da porsi prima di pensare alla struttura del comunicato stampa, perché aiutano a comprendere e a chiarire le diverse dinamiche di spendibilità di una notizia.

• • Concentrati sull’attacco: è fondamentale per attirare l’attenzione dei media e fare emergere la notiziabilità.
    Ad esempio: ci sono dati nuovi e importanti? Mettili in evidenza o annunciali. Ci sono collegamenti con fatti o temi di attualità? Esplicitali da subito. Ci sono belle storie da raccontare? Nella mia esperienza ho imparato che i media sono in cerca di numeri e di storie.

• • Inserisci tutte le informazioni utili nell’attacco. Sono le famose 5W del giornalismo: Who? What? Where? When? Why? (chi, cosa, dove, quando, perché).
    Non tutti i quotidiani e i periodici possono dedicare molto spazio alla tua notizia. Infatti potrebbero avere a disposizione un numero limitato di battute, e dunque saranno costretti a tagliare il tuo comunicato stampa. Ecco perché è importante dare le informazioni principali già nelle prime righe.

• • Scrivi un testo breve, non superare la lunghezza di una cartella. Due se proprio è indispensabile. Ricorda però di approfondire la notizia con dettagli e ulteriori informazioni solo dopo aver esplicitato le 5W.

• • Studia un titolo efficace, ma veritiero. Una volta chiuso il testo, concentrati sul titolo perché è molto importante. Deve essere efficace, incisivo ed è necessario che attiri l’attenzione di chi lo legge. Però non va “gonfiato” ed esagerato: un ufficio stampa si gioca la reputazione se non è una fonte affidabile e attendibile.

• • Prima di inviare il comunicato, per l’approvazione, a chi lo ha commissionato, rileggi il titolo e il testo molte volte, alla ricerca non solo di refusi, in particolare se ci sono dati e numeri, ma anche di possibili significati ambigui e mal interpretabili.

  
  
  Vuoi vedere tutti i consigli utili messi in pratica? Ecco il “comunicato stampa esempio” che ho preparato per te.
  Per non ledere la privacy della clientela, mi sono inventata una notizia e ho scritto un comunicato stampa di esempio.

  

  Ho ipotizzato di promuovere la programmazione di marzo di un immaginario club padovano, che riparte dopo lo stop forzato dovuto ai decreti per il contenimento del Covid.
  Il comunicato stampa dunque andrà ai media locali veneti, in particolare della provincia patavina, ma anche a quelli di settore, soprattutto a siti e blog della cultura e dello spettacolo, visti i tempi stretti tra l’invio e la prima data in calendario al club.

  Come vedi, nelle prime sei righe dico tutto lo stretto indispensabile: il gancio con l’attualità, la ripartenza dei concerti, la data e l’ora del primo live, i nomi delle band che si esibiscono, il costo della serata e le modalità di accesso. Questo perché, come spiegavo, può essere che un quotidiano abbia libero, nelle pagine della cultura, solo lo spazio del tamburino, e dunque non potrà riprendere il comunicato stampa in toto, ma solo queste poche informazioni.
  Dopo il cappello introduttivo, approfondisco e fornisco i dettagli delle band attese a marzo, evidenziando particolarità, genere musicale, e – naturalmente – indicando le date in cui si esibiscono.
  Infine, considerata la difficoltà che il settore della cultura e dello spettacolo attraversa da tempo,  a causa della pandemia, do voce a chi organizza la programmazione per una battuta di commento.

   

  Spero che questo articolo ti sia stato utile. Se sì, ti va di spargere la voce?

   

  Ciao! Sono Silvia Ghisi, copywriter freelance. Per lavoro scrivo tante cose, anche comunicati stampa. Ne ho prodotti numerosi negli anni – ho davvero perso il conto – per settori e obiettivi diversi. Conosco la soddisfazione di vedere pubblicate in pagina le notizie che ho scritto. Ciò ripaga la fatica e lo stress di questo lavoro delicato e strategico.
  Scrivimi alla mail silvia@cuciverba.com e sarò la tua addetta stampa!